Gestion des licences

Page pour Caroline et Cyril pour la gestion des licences.
A noter qu’avant le 1er septembre on peut pré saisir les licences mais pas les valider.

Répartition des tâches

• Cyril gère les catégories adultes (compétition, diesel, run&Fun, marche) et les membres du comité, coach, officiels
• Caroline gère les catégories jeunes

Comment gérer les licences ?

1-Sélectionner les adhérents à saisir

Pour savoir quels adhérents vient de payer son adhésion au club aller sur monclub, dans la gestion des adhérents.
Dans « Autres filtres » choisir « Tag » et sélectionner le tag « Nouvelle formule »

Dans la liste qui s’affiche tu as donc tous les adhérents qui ont payer mais pour qui nous n’avons rien fait. Tu peux trier la colonne « Formule » pour voir qui est dans les catégories enfant ou adulte.

2-Aller sur siffa pour connaitre l’état de l’adhérent

Prendre un adhérent de la liste précédente et aller sur le site siffa et le trouver (Menu Licence > Modification des saisies anticipées) en entrant ces filtres (pour l’exemple, je recherche Callens Thomas)

Cliquer ensuite sur la ligne de l’athlète désiré (ici Thomas Callens)

A partir de là plusieurs cas :

• Un message « Le Parcours Prévention Santé n’est pas renseigné. » apparait -> l’athlète n’a pas fait le nécessaire sur son espace FFA. Dans ce cas changer le statut de l’athlete dans monclub et mettre « Licence FFA bloquée » (voir ci-dessous point 4)
• Un message « Le Parcours Prévention Santé est renseigné. » apparait -> dans ce cas tout est bon, on peut :
  • Enregistrer la pré saisie sur le site siffa (voir ci-dessous point 3)
  • changer le statut de l’athlete dans monclub et mettre « Licence FFA présaisie » (voir ci-dessous point 4)

3-Enregistrer la pré-saisie sur le sife siffa

Il suffit de renseigner la licence COMP et cliquer sur « Enregistrer »

4-Changer le statut de l’athlète dans mon club

Il suffit de :

• Ouvrir la fiche de l’adhérent
• Cliquer sur le crayon
• Supprimer le tag « Nouvelle formule » (le fait de supprimer ce tag permettra qu’il ne soit plus listé dans la liste de ceux qui ont payé et pour lesquels nous n’avons rien fait)
• Mettre le statut souhaité (à partir du moment où un adhérant n’a plus le tag « Nouvelle formule » il aura donc un statut qui permettra de le suivre

Comment gérer un adhérent qui n’avait pas regardé les vidéos et qui vient de le faire ?

Là on est dans le cas où l’on a déjà contrôlé cet adhérent (point 2) mais qu’à l’époque on n’a pas pu validé sa licence (on lui a donc mis le statut « Licence FFA bloquée » dans mon club)

Pour savoir quels sont les adhérents dans ce cas aller sur monclub, dans la gestion des adhérents.
Dans « Autres filtres » choisir « Statut » et sélectionner le Statut « Licence FFA Bloquée »
Tu peux ensuite trier la colonne « Formule » pour voir qui est dans les catégories enfant ou adulte.

Il ne reste plus que pour ces adhérents: aller sur le site siffa et refaire l’étape 3 (en oubliant pas de changer sur monclub le statut à « Licence FFA validée » si tu as pu le faire)

Comment savoir que tout est bon pour tout les adhérents

Il ne doit plus y en avoir aucun avec le tag « Nouvelle Formule » ou avec le statut « Licence FFA Bloquée »